デスクトップを使ってつい忘れがちな細かいタスクを整理する仕事術

かっきー

2014.04.10

こんにちは、ソリューション事業部でディレクターしてますかっきーです。
入社＆ディレクターになって２年目を迎えることができました。。。が、まだまだうまくいかないことだらけです！

特にディレクターになって思うことは「ちっさいタスクが多いなー…」ということと、電話対応やら打ち合わせやらで「何をどこまでやったっけ？」と迷子になってしまがちで、毎日反省しております。(ﾉД｡)ｳｳｯ

ということで、今回は「小さい細かいタスク（でも結構大事なタスク）をどうやって忘れず、そして人に迷惑をかけず回すのか？」自分の制作経験も踏まえてお話させていただければと思います。（同部署の方々にはお話したことがあるので、この記事スルーーーしていただいて大丈夫ですb）

「デスクトップのアイコンを掃除すること」を日課にする

まずこのお話をするきっかけになったのが、「かっきーのデスクトップなんでそんなにきれいなの？！」と驚かれたのが始まりです。(´∀｀)ﾌﾌﾝ
どんだけきれいかというとこんな感じです。

ごみ箱アイコン
自分用の案件ディレクトリへのショートカットアイコン
社内共有へのショートカットアイコン

なんでこれしかないの？っていうと「対応が終わったらすぐにごみ箱に入れてしまう」からです。（もちろんバックアップしてから捨てます！）

まず朝（もしくは帰り）に自分がやらなきゃいけないものに関係する資料やファイルをデスクトップにすべて出します。
１に関連するメール対応、電話対応、社内調整、メール対応、ちょとした更新作業、メール対応、、、、を繰り返して
終わったらごみ箱へポイッ！（←何度も言いますがBUはします！）
週終わり、またはプロジェクト終わり時にごみ箱の中も空にしてしまう

というようにして、「デスクトップのアイコンを掃除する」ということを日課にしております。

やっていることはごくごく普通で特にすごい工夫があるわけではないのですが、自分の面倒くさがりな性格とうっかりしちゃう性格と情報過多になるとテンパってしまう性格と（…だんだん悲しくなりますが）を考えると、作業フローはシンプルが１番なのです！

他にタスク管理のツールを活用してみたりしましたが、いちいち”タスクをメモする”という作業さえ面倒くさくて、ファイルをぼんぼんデスクトップに出していく方が性に合っていたのです。

「ごみ箱に捨ててしまうなんて！」って思う方もいらっしゃるかと思いますが、そういうことを義務とするようになってから、ちゃんとBUとったり見直したりと、自分の作業に対して責任を持って取り組むことができるようになりました（以前よりは）。

なんで「デスクトップで整理術」？

この整理術ですが（術っていうものでもないですが）、もともとは前職（Webデザイナー）してたときに諸先輩方のご指導を受けて身につけました（上記の方法は自分用にアレンジしたものですが）。

このWeb業界って体壊してしまう方多いじゃないですかー。多忙だし、繊細で膨大な作業で神経も使いますし。突然同僚の方が対応できない！！ヾ(ﾟД｀;≡;´Дﾟ)ﾉﾞということありますよね。

そんな状態をどうにかしよう！ということで、前社では「みんなが同じデスクトップの使い方をする」ということになりました。
主なルールは以下です。

案件ディレクトリアイコンの配置ルールを統一する（詳しくはこちらで）
みんなで同じパソコンのパスワードを使う

このルールにしてから、自分も突然体調が悪くて出社できない！という状況になっても「自分のパソコンのー、右上端のー、昨日の日付のー、なになにが途中です…(つд｡)･｡ｹﾞﾎｹﾞﾎ」なんて言って、先輩に助けてもらったことがありました（メールさえ書けない状況だったので、電話だけでだいたい空気読んでくれる先輩に感謝しました）。

みんなが同じパスワードを使うから「○○さんのパソコン入れないからわかりませーん！」という無責任な理由でお客さんを困らせることもなくなります。

つまり、デスクトップだったら

みんなが使い方知っているし★
だいたい口頭で説明がつくし★★
その人が持っている案件数・残タスクがひと目で理解できる★★★

ということなのです！（上司に「ちょっと振りすぎちゃったな（反省」なんて思ってもらえるかもしれません！…ｴﾍ）

ルールがいっぱいある会社だったんですが学ぶこともいっぱいあって、このルールからは『担当案件に対する責任感のあり方』みたいなのを学べた気がします。
人間100％完璧ではないけど助けてもらって100に近づくというか、そして助けてもらうには助けてもらいやすい状況を常日頃から心掛けて仕事をする、ということなのでしょうか。。。